Taiichi Ohno, o engenheiro da Toyota considerado o pai do Sistema Toyota de Produção e do Lean Manufacturing, não era um guru de projetos no sentido tradicional. Sua genialidade estava em observar o processo, identificar o desperdício e eliminá-lo. As lições que ele deixou para a indústria automotiva se aplicam perfeitamente à gestão de projetos, oferecendo uma visão radicalmente diferente sobre por que as coisas dão errado. Para Ohno, a raiz do fracasso está no desperdício.
A Filosofia do Desperdício (Muda)
Ohno ensinava que qualquer atividade que consome recursos sem agregar valor ao cliente final é um desperdício (muda). Ele identificou sete tipos de desperdício na manufatura, que podem ser facilmente adaptados para o contexto de projetos:
- Excesso de Produção: Produzir mais do que o necessário. Em projetos, isso se traduz em criar funcionalidades ou relatórios que ninguém usará, ou gastar tempo em análises excessivas que não levam a decisões.
- Espera: Tempos de inatividade. Em projetos, é quando a equipe fica parada esperando a aprovação de um superior, a entrega de um material ou a conclusão de uma tarefa de outro membro.
- Transporte: Movimento desnecessário de materiais ou informações. Em projetos, é o tempo gasto em reuniões improdutivas, a transferência de documentos entre muitas pessoas ou a burocracia excessiva.
- Processamento Desnecessário: Atividades que não agregam valor. Isso inclui processos de aprovação com muitas etapas, relatórios complexos que ninguém lê, ou o uso de ferramentas sofisticadas demais para uma tarefa simples.
- Excesso de Estoque: Acúmulo de materiais, documentos ou trabalho. Em projetos, é o acúmulo de tarefas pendentes ou a criação de "estoques" de funcionalidades incompletas que sobrecarregam a equipe.
- Movimento Desnecessário: Qualquer movimento físico da equipe que não seja produtivo. Isso pode ser a busca por informações perdidas, o uso de sistemas complexos ou a falta de organização do espaço de trabalho.
- Defeitos: Qualquer erro ou retrabalho. Em projetos, é a necessidade de refazer uma etapa, corrigir um erro de código ou reescrever uma documentação. O tempo gasto para corrigir defeitos é um dos maiores vilões da eficiência.
A Lição Central de Ohno: O Poder da Observação
A maior lição de Ohno não está na lista em si, mas na disciplina de observar. Ele incentivava a prática do Genchi Genbutsu, que significa "ir ao local e ver por si mesmo". Em vez de confiar em relatórios e apresentações, Ohno insistia que os gestores de projeto deveriam ir até a linha de frente, observar a equipe trabalhando e identificar os desperdícios em tempo real.
Essa abordagem revela as falhas de forma clara: a espera por uma aprovação, o retrabalho causado por uma comunicação falha, ou o tempo perdido na busca por informações. Ao identificar esses pontos, o líder pode atuar de forma cirúrgica para otimizar o fluxo de trabalho e eliminar as barreiras.
Como Evitar o Fracasso com as Lições de Ohno
Para aplicar a sabedoria de Ohno na gestão de projetos, é preciso:
- Mapear o Fluxo de Valor: Entender cada etapa do projeto e questionar se ela realmente agrega valor ao cliente final.
- Adotar a Cultura de Melhoria Contínua (Kaizen): Criar um ambiente onde todos na equipe são incentivados a identificar e eliminar pequenos desperdícios. Pequenas melhorias diárias levam a grandes ganhos de eficiência.
- Simplificar, Simplificar, Simplificar: Buscar a forma mais simples e direta de realizar uma tarefa. Ferramentas e processos complexos muitas vezes escondem desperdícios.
- Priorizar a Qualidade Desde o Início: Focar na prevenção de defeitos em vez de corrigi-los no final.
No fim das contas, a lição de Taiichi Ohno é que a falha em um projeto não é uma questão de má sorte, mas o resultado de um acúmulo de pequenos e silenciosos desperdícios. Ao nos tornarmos caçadores de desperdício, podemos transformar a forma como gerenciamos e garantimos o sucesso dos nossos projetos.
