La lección de Taiichi Ohno sobre por qué los proyectos fracasan (y cómo evitarlos)

Taiichi Ohno, el ingeniero de Toyota considerado el padre del Sistema de Producción de Toyota y del Lean Manufacturing, no era un gurú de proyectos en el sentido tradicional.
Su genialidad estaba en observar el proceso, identificar el desperdicio y eliminarlo.
Las lecciones que dejó para la industria automotriz se aplican perfectamente a la gestión de proyectos, ofreciendo una visión radicalmente diferente sobre por qué las cosas fallan. Para Ohno, la raíz del fracaso está en el desperdicio.

La Filosofía del Desperdicio (Muda)

Ohno enseñaba que cualquier actividad que consume recursos sin agregar valor al cliente final es un desperdicio (muda).
Él identificó siete tipos de desperdicio en la manufactura, que pueden adaptarse fácilmente al contexto de proyectos:

• Exceso de Producción: producir más de lo necesario. En proyectos, se traduce en crear funcionalidades o informes que nadie usará, o gastar tiempo en análisis excesivos que no llevan a decisiones.
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• Espera: tiempos de inactividad. En proyectos, ocurre cuando el equipo queda detenido esperando la aprobación de un superior, la entrega de un material o la conclusión de una tarea de otro miembro.
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• Transporte: movimiento innecesario de materiales o información. En proyectos, es el tiempo gastado en reuniones improductivas, la transferencia de documentos entre muchas personas o la burocracia excesiva.
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• Procesamiento Innecesario: actividades que no agregan valor. Incluye procesos de aprobación con demasiadas etapas, informes complejos que nadie lee, o el uso de herramientas demasiado sofisticadas para tareas simples.
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• Exceso de Inventario: acumulación de materiales, documentos o trabajo. En proyectos, es la acumulación de tareas pendientes o la creación de “inventarios” de funcionalidades incompletas que sobrecargan al equipo.
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• Movimiento Innecesario: cualquier movimiento físico improductivo del equipo. Puede ser la búsqueda de información perdida, el uso de sistemas complejos o la falta de organización en el espacio de trabajo.
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• Defectos: cualquier error o retrabajo. En proyectos, es la necesidad de rehacer una etapa, corregir un error de código o reescribir una documentación. El tiempo dedicado a corregir defectos es uno de los mayores enemigos de la eficiencia.

La Lección Central de Ohno: El Poder de la Observación

La mayor lección de Ohno no está en la lista en sí, sino en la disciplina de observar.
Él incentivaba la práctica del Genchi Genbutsu, que significa “ir al lugar y ver por uno mismo”. En lugar de confiar en informes y presentaciones, Ohno insistía en que los gestores de proyecto fueran a la primera línea, observaran al equipo trabajando e identificaran los desperdicios en tiempo real.

Este enfoque revela las fallas de forma clara: la espera por una aprobación, el retrabajo causado por una comunicación deficiente, o el tiempo perdido buscando información. Al identificar estos puntos, el líder puede actuar de manera quirúrgica para optimizar el flujo de trabajo y eliminar las barreras.

Cómo Evitar el Fracaso con las Lecciones de Ohno

Para aplicar la sabiduría de Ohno en la gestión de proyectos, es necesario:

• Mapear el Flujo de Valor: comprender cada etapa del proyecto y cuestionar si realmente agrega valor al cliente final.
• Adoptar la Cultura de la Mejora Continua (Kaizen): crear un entorno donde todos en el equipo estén incentivados a identificar y eliminar pequeños desperdicios. Las mejoras diarias llevan a grandes ganancias de eficiencia.
• Simplificar, simplificar, simplificar: buscar la manera más simple y directa de realizar una tarea. Las herramientas y procesos complejos muchas veces esconden desperdicios.
• Priorizar la Calidad desde el Inicio: enfocarse en la prevención de defectos en lugar de corregirlos al final.

Conclusión

Al final de cuentas, la lección de Taiichi Ohno es que el fracaso en un proyecto no es cuestión de mala suerte, sino el resultado de una acumulación de pequeños y silenciosos desperdicios.
Al convertirnos en cazadores de desperdicio, podemos transformar la forma en que gestionamos y garantizar el éxito de nuestros proyectos.